Każdemu pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego i odpłatnego urlopu wypoczynkowego. Czasem jednak nie jest on w stanie skorzystać z pełnej puli dni urlopowych w danym roku - wówczas w kolejnych miesiącach przekształcają się one w zaległy urlop, który należy wykorzystać do 30 września. Pracownik nie może zrzec się dni wolnych, a pracodawca nie może go ich pozbawiać. Co więcej, zatrudniający ma prawo wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody. Wbrew powszechnym informacjom, w trakcie trwania umowy o pracę pracownikowi nie można wypłacić ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Możliwe jest to jedynie w sytuacji, gdy doszło do rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. Zaległy urlop pracownika to także problemy po stronie pracodawcy - za zaniedbania w tej kwestii grozi grzywna nawet do 30 tys. zł. Aplikant adwokacki Dawid Jakubiec z Kancelarii Kupilas & Krupa w Bielsku-Białej wyjaśnia obowiązujące przepisy.

Urlop wypoczynkowy powinien zostać wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym nabyliśmy do niego prawo. Jeżeli jednak pracownik nie wykorzysta w tym okresie swojego urlopu, takie dni wolne przekształcają się w zaległy urlop. Zgodnie z art. 168 kodeksu pracy, powinny one zostać udzielone najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Z urlopu nie można zrezygnować

Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, termin udzielenia zaległego urlopu nie musi być nawet uzgodniony z pracownikiem, co więcej - pracownika można wysłać na taki urlop nawet bez jego zgody. Podobne uprawnienie wynikają również z art. 15 gc tzw. specustawy covidowej, która pozwala pracodawcy w stanie epidemii lub stanie zagrożenia epidemicznego na udzielenie pracownikowi urlopu w terminie przez siebie wskazanym bez uzyskania zgody pracownika z pominięciem planu urlopowego w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik ma obowiązek urlop wykorzystać.

Pracownik nie może zrezygnować z prawa do urlopu wypoczynkowego lub przekazać go innej osobie. Liczba dni wolnych od pracy poszczególnych pracowników może różnić się w zależności od stażu pracy. W przypadku zatrudnienia na cały etat wynosi on:
20 dni roboczych - dla osób ze stażem pracy poniżej 10 lat,
26 dni roboczych - dla osób ze stażem pracy powyżej 10 lat.
 
Oczywiście, w przypadku niepełnego etatu liczba dni urlopowych ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu w zaokrągleniu do góry, do pełnego dnia. Niewykorzystany urlop ulega przedawnieniu po trzech latach, licząc od momentu, w którym urlop miał zostać wykorzystany. Wobec tego trzyletni termin przedawnienia rozpoczyna swój bieg 30 września, a po upływie tego okresu zaległy urlop wypoczynkowy przepada. W tym kontekście szczególnie ważnym jest, że okres przedawnienia ulega zawieszeniu w czasie trwania urlopu wychowawczego. Dlatego też przy obliczaniu okresu przedawnienia należy uwzględnić czas trwania takiego urlopu.

Ekwiwalent tylko podczas wypowiedzenia

Osobną kwestią jest wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Należy zwrócić uwagę na fakt, że w polskim prawie nie istnieje forma „odkupienia urlopu od pracownika”. Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop jest możliwa jedynie w sytuacji, gdy doszło do rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. Wyjątkowo, pomimo zakończenia stosunku pracy, o ile strony zawierają następną umowę o pracę bezpośrednio po zakończeniu lub wygaśnięciu poprzedniej, pracodawca w porozumieniu z pracownikiem mogą ustalić, że zaległy urlop zostanie wykorzystany w czasie obowiązywania kolejnej umowy u tego samego pracodawcy. W innym przypadkach, jeżeli stosunek pracy trwa, to prawo do urlopu wypoczynkowego nie może zostać zastąpione dodatkowym wynagrodzeniem.

Co istotne, w żadnym wypadku nie można wykorzystać zaległego urlopu u innego pracodawcy. Pracodawca jest zobowiązany do rozliczenia urlopu w ramach danego stosunku pracy, czy to w postaci ekwiwalentu pieniężnego, czy to w postaci udzielonego urlopu. Pomimo, że kodeks pracy nie precyzuje ile pracodawca ma czasu na wypłatę ekwiwalentu, to Państwowa Inspekcja Pracy stoi na stanowisku, że wypłata powinna mieć miejsce już w ostatnim dniu zatrudnienia.

W celu wyliczenia wysokości ekwiwalentu na niewykorzystany urlop należy w pierwszej kolejności ustalić podstawę jego wymiaru, stanowiącą przeciętne miesięczne wynagrodzenie danego pracownika. Do wyliczeń niezbędny będzie także współczynnik ekwiwalentu ustalany oddzielnie na każdy rok kalendarzowy, który w 2022 wynosi - 20,92 (stanowi przeciętną miesięczną liczbę dni przypadających do przepracowania w danym roku). Przy wyliczeniach stosuje się współczynnik obowiązujący w roku, w którym pracownik nabył prawo do wypłaty ekwiwalentu. Oznacza to, że nie ma znaczenia, w jakich latach nie wykorzystaliśmy przysługujących nam dni wolnych, natomiast istotnym jest kiedy doszło do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Urlop pracownika to obowiązek pracodawcy

Zgodnie z przepisami kodeksu pracy, udzielenie pracownikowi urlopu w wymiarze co najmniej 14 dni w ciągu na wniosek pracownika jest obowiązkowe. Urlop ten, w myśl prawa, powinien zostać udzielony pracownikowi w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał do niego prawo. W praktyce jednak czasem dochodzi do sytuacji, w której urlop pracownika za dany rok przekształca się w urlop zaległy.

Warto jednak wiedzieć, że niewykorzystany przez pracownika zaległy urlop może generować problemy również po stronie pracodawcy. Nieuważnemu zatrudniającemu za zaniedbania w tym zakresie grozi grzywna. Kwoty są niebagatelne, bowiem zaczynają się od tysiąca złotych, a kończą aż na 30 tys. zł. W związku z tym rzetelne rozliczenie zaległego urlopu pracownika leży również w interesie pracodawcy.

Zapraszamy do zadawania pytań dotyczących prawa do urlopu wypoczynkowego.

Artykuł powstał przy współpracy z Kancelarią Prawną Kupilas&Krupa z Bielska-Białej

***

Powyższa publikacja portalu bielsko.biala.pl jest częścią cyklu artykułów na temat aktualnych problemów prawnych, z jakimi spotyka się każdy z nas w życiu prywatnym czy pracy zawodowej. Opracowania powstały dzięki współpracy z ekspertami z renomowanej kancelarii prawniczej z Bielska-Białej, którzy raz w miesiącu odpowiadają na łamach portalu na pytania Czytelników w sprawach dotyczących poruszanych zagadnień. Pytania można zadawać w formie komentarza do artykułu, na naszym profilu w Facebooku i na adres: [email protected], a także na adres i w portalach społecznościowych Kancelarii Prawnej Kupilas&Krupa.

Dotychczas w tym cyklu ukazały się następujące artykuły: