Dokument księgowy z odroczonym terminem płatności nosi nazwę faktury przelewowej. Opóźnienie w zapłacie za taką fakturę może wynosić 7 dni lub 14 dni. Transakcja kupna – sprzedaży dotycząca usługi lub konkretnego produktu powinna mieć z góry określony czas, w jakim zostanie uregulowana należność.

Takie dane są istotne zarówno dla kontrahenta i sprzedawcy, którzy są zobowiązani do wywiązywania się z zawartej miedzy sobą umowy. Sprzedawca dla efektywnego prowadzenia działalności gospodarczej musi wiedzieć, jakimi środkami dysponuje, opóźnienie wpływu zobowiązań na konto firmy może zaburzyć jego płynność finansową.

Czym jest faktura przelewowa?

Kontrahent dokonujący zakupu na podstawie faktury przelewowej ma świadomość, że ostateczny termin uregulowania należności podany jest w umowie i nie może być przekroczony bez konsekwencji finansowych. Możliwe jest natomiast wcześniejsze dokonanie wpłaty. Faktura przelewowa potwierdza, że doszło do formalnego zawarcia umowy kupna – sprzedaży między dwoma stronami tej transakcji. Na jej podstawie sprzedawca ma prawo upominania się o terminową płatność, a w przypadku nie wywiązywania się dłużnika z wpłaty, może kierować do niego ponaglenia.

Co przedsiębiorca może zrobić, aby dodatkowo zabezpieczyć płatności?

Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, ale jest pewną formą ochrony należnych środków finansowych.Taką fakturę przedsiębiorca może sporządzić jeszcze przed wystawieniem faktury przelewowej. Jest to zabezpieczenie przed nieterminowym regulowaniem płatności przez dłużnika. Przedsiębiorca powinien kontrolować terminy płatności widniejące na fakturach przelewowych, aby uniknąć problemów w sferze podatkowej i biznesowej.

W jaki sposób wystawiane są faktury przelewowe?

Do wystawienia faktur przelewowych konieczny jest profesjonalny program do fakturowania. Wymaga on oczywiście stałych aktualizacji, jest to związane ze zmieniającymi się przepisami. Taki program umożliwia wystawienie i wysyłkę faktury przelewowej elektronicznej do kontrahenta.

W jakich przypadkach warto wystawiać faktury przelewowe?

Przedsiębiorcy często zawierający transakcje handlowe ze stałymi partnerami biznesowymi (klientami), często stosują prolongowane terminy płatności. W takiej sytuacji faktura przelewowa zawierająca dokładny termin zapłaty staje się automatycznie wezwaniem do zapłaty. Zdarza się, że przedsiębiorcy stosują dłuższe okresy odroczenia płatności wynoszące nawet 90 dni.

Przedsiębiorca zawierając umowę z danym kontrahentem ustala termin płatności, który jest akceptowany przez obydwie strony i potwierdzony podpisami. Niestety zdarzają się kontrahenci opóźniający wpłaty lub unikający uregulowania płatności w części lub w całości. Według przepisów prawnych faktura przelewowa jest dokumentem uprawniającym sprzedawcę do wyciągnięcia konsekwencji wobec dłużnika.

Jakie konsekwencje grożą kontrahentom unikającym terminowych płatności?    

Przedsiębiorca posiadając nieuregulowane faktury przelewowe w terminie, staje się wierzycielem i może powiadomić rejestr publiczny, czyli na przykład Krajowy Rejestr Dłużników o niewywiązywaniu się kontrahenta z warunków umowy. Dłużnik poniesie konsekwencje takie jak: odmowne decyzje banków odnośnie przyznania kredytu, problemy podczas zawierania umów leasingowych, umów związanych z wynajmem powierzchni magazynowych. To są tylko przykłady skutków wpisania przedsiębiorcy (kontrahenta) na listę KRS.

Wierzyciel wchodząc na drogę sądową, może liczyć na wystawienie nakazu zapłaty dla dłużnika. W takim nakazie umieszczone są wszystkie poniesione przez niego wydatki, które dłużnik będzie musiał pokryć ze swoich środków finansowych. Dodatkowe wydatki obejmują: koszty procesowe, odsetki i zastępstwo procesowe.

Dalsze konsekwencje nie regulowania nakazu zapłaty wiążą się z egzekucją komorniczą. Osoba prowadząca działalność gospodarczą za powstałe zadłużenie odpowiada całym swoim majątkiem. Jak widać, faktura przelewowa jest ważnym dokumentem księgowym i przedsiębiorca powinien dołożyć wszelkich starań, aby zawierała wszystkie niezbędne dane. Inne konsekwencje wynikające z nieterminowych wpłat za fakturę przelewową pociągają za sobą skutki podatkowe związane z podatkiem VAT.

Informację o rozliczaniu faktur dostarczył serwis Faktury.pl umożliwiający wystawianie faktur online.