Optymalizacja procesów zakupowych to nic innego, jak opracowanie i późniejsze wdrażanie zmian w zakresie przyjętych dotychczas praktyk w poszczególnych działach przedsiębiorstwa czy też jednostki samorządu terytorialnego. Dzięki temu koszty zostają obniżone w sposób zauważalny, a sam proces zakupowy ulega znaczącemu uproszczeniu.

Obszary dojrzałości procesów zakupowych


Optymalizacja procesów zakupowych w firmie czy samorządzie wiąże, jak w przypadku każdego innego obszaru zarządzania, z koniecznością wyznaczenia mierzalnych celów i kluczowych wskaźników efektywności. Dzięki temu możliwe jest ocenienie dojrzałości w zakresie:
- generowanych oszczędności, zarówno w przeliczeniu na poszczególne kategorie, jaki i w ujęciu całościowym;
- generowanych kosztów, zarówno w przeliczeniu na poszczególne kategorie, jaki i w ujęciu całościowym;
- efektywności procesów, rozumianych jako stopień realizacji założonych planów w określonym czasie;
- jakości zarządzania procesem zakupowym, rozumianych jako budowanie relacji i ich utrzymywanie.

Zasady optymalizacji procesów zakupowych

Przejmując odpowiedzialność za zarządzanie procesami zakupowymi ważne jest nie tylko umiejętne planowanie i realizowanie założonych celów na drodze do osiągania określonych wskaźników rezultatu i produktu. Nie mniej istotne jest by efektywnie negocjować warunki z dostawcami. Szczególnie korzystne jest zawieranie kontraktów długoterminowych (np. rocznych), które zwykle wiążą się ze znacznie niższymi cenami dostarczanych towarów i usług. Nie należy jednak zapominać przy tym o budowaniu pozytywnych relacji z dostawcami, którzy stanowią doskonałe źródło informacji na temat zmian rynkowych i trendów na nim zachodzących, co w dalszej perspektywie przekłada się na optymalne modyfikowanie planów zakupowych. Jednym z ciekawszych narzędzi, które pozwala na zarządzanie tym obszarem zakupowym jest system typu SRM, który zawiera informacje o samych dostawcach, jak i kontrahentach.

http://www.primesoft.pl/

Kolejną kluczową kwestią dla optymalizacji procesów zakupowych jest ciągła analiza rynku i działań konkurencji. Doskonałym narzędziem dla działań tego typu są platformy zakupowe, stanowiące cenne źródło informacji na temat dostawców i ich ofert.
Zarządzanie obszarem zakupów w firmie czy samorządzie nie jest skomplikowane, jeśli tylko wykorzystuje się w tym celu odpowiednie narzędzia, nakierowane na osiąganie ściśle wyznaczonych celów. Sumienne i terminowe wykonywanie zadań pozwoli nawet na etapie dojrzewania procesu, planować i redukować generowane koszty.