Przy kilku paczkach w miesiącu koszty wysyłki są niemal niezauważalne, jednak przy kilkunastu lub kilkudziesięciu zamówieniach różnice w cenach zaczynają mocno obciążać budżet sklepu. O tym, czy mały biznes powinien korzystać z cenników detalicznych, porównywarek ofert, czy podpisać stałą umowę z kurierem, decyduje nie tylko wolumen sprzedaży, ale też jej regularność i gabaryty przesyłek.

Trzy sposoby wysyłki paczek z małego sklepu

Najprostszy wariant to nadawanie każdej paczki bezpośrednio u wybranego przewoźnika. Sprzedawca sprawdza cenę, opłaca przesyłkę i zanosi ją do punktu lub automatu albo zamawia odbiór przez kuriera. Przy kilku zamówieniach miesięcznie taki model może być wystarczający.

Przy większej liczbie przesyłek cena tej samej paczki może się różnić w zależności od przewoźnika, sposobu nadania i dostawy. Osobne sprawdzanie kilku cenników przy każdym zamówieniu zajmuje sporo czasu.

Przy większej liczbie przesyłek pomocna może być platforma kurierska. Po podaniu parametrów przesyłki użytkownik sprawdza dostępne sposoby wysyłki i wybiera ofertę bez podpisywania bezpośredniej umowy z jednym przewoźnikiem.

W Sendit można porównać usługi m.in. InPostu, DPD, DHL, Pocztexu i Orlen Paczki. Paczkę można nadać w punkcie lub automacie albo zamówić kuriera pod wskazany adres.

Ostatnim rozwiązaniem jest bezpośrednia umowa z przewoźnikiem. Jej warunki zależą od konkretnej firmy oraz liczby i rodzaju nadawanych przesyłek.

Kiedy umowa z firmą kurierską może się opłacać?

Stała umowa może się opłacać w sklepie, który co miesiąc nadaje podobną liczbę podobnych paczek. Dobrym przykładem jest pracownia świec, w której większość zamówień mieści się w dwóch rozmiarach kartonów, a liczba przesyłek nie zmienia się gwałtownie między kolejnymi miesiącami.

Właściciel zna wtedy typową wagę i wymiary paczki oraz orientacyjną liczbę przesyłek na kolejny miesiąc. Może na tej podstawie porównać warunki stałej współpracy z kosztami nadawania bez umowy.

Inaczej wygląda sprzedaż sezonowa. Pracownia biżuterii może przez większą część roku wysyłać kilka lub kilkanaście paczek miesięcznie, a przed Bożym Narodzeniem obsługiwać kilkadziesiąt zamówień tygodniowo. Podobna sytuacja dotyczy sklepów z dekoracjami, prezentami czy produktami kupowanymi głównie przed określonymi okazjami.

Przy takim modelu możliwość wyboru przewoźnika osobno dla każdej przesyłki daje większą swobodę. Mały karton może zostać wysłany do automatu jednej firmy, większa paczka innym kurierem, a kilka przesyłek przygotowanych jednego dnia może odebrać kurier bezpośrednio z pracowni.

Próg opłacalności umowy zależy więc od sezonowości sprzedaży, wielkości przesyłek, kierunków wysyłki i preferowanego sposobu doręczenia, a nie wyłącznie od liczby paczek.

Od czego zależy koszt wysyłki w małym sklepie?

Na koszt wysyłki wpływają cena podstawowa paczki, jej waga, gabaryt oraz sposób nadania i doręczenia.

Niewielki sklep z biżuterią może wysyłać niemal wszystkie zamówienia w podobnych pudełkach. Pracownia ceramiki ma już większą różnorodność. Jedno zamówienie mieści się w małym kartonie, a inne wymaga dużego opakowania i dodatkowego zabezpieczenia.

Cena zależy również od tego, czy paczka trafi do automatu, punktu odbioru czy bezpośrednio pod adres klienta. Przy porównywaniu sposobów wysyłki lepiej więc sprawdzić kilka najczęściej występujących wariantów zamówienia zamiast jednej przykładowej przesyłki.

Do takiego porównania wystarczą trzy lub cztery paczki, które rzeczywiście pojawiają się w sklepie: najmniejsza, najczęściej wysyłana, duża oraz ewentualnie cięższa lub nietypowa. Ich wycena lepiej pokazuje koszt obsługi całej sprzedaży.

Kiedy kurier może naliczyć dopłatę za paczkę

Przewoźnicy sprawdzają parametry paczek podczas transportu i sortowania. Jeśli rzeczywista waga lub wymiary różnią się od podanych przy zamówieniu, może pojawić się dodatkowa opłata.

W sklepach korzystających z wielu rodzajów opakowań łatwo przekroczyć zadeklarowane parametry. Karton używany wcześniej do jednego produktu po dodaniu wypełnienia, drugiego przedmiotu lub większej ilości zabezpieczeń może znaleźć się w innym przedziale wymiarowym.

Osobne zasady dotyczą przesyłek uznawanych przez przewoźnika za niestandardowe. Mogą to być długie paczki, tuby, elementy o nieregularnym kształcie albo opakowania utrudniające automatyczne sortowanie. Każdy przewoźnik określa własne limity i zasady kwalifikacji takich przesyłek.

Sklep z plakatami będzie częściej wysyłał tuby niż sprzedawca drobnej biżuterii. Z kolei pracownia dekoracji może regularnie korzystać zarówno z małych kartonów, jak i dużych przesyłek, których koszt trzeba policzyć oddzielnie.

Paczkę najlepiej zważyć i zmierzyć już po zapakowaniu produktu. Deklarowanie parametrów na podstawie samego kartonu zwiększa ryzyko różnic między informacjami wpisanymi przy nadaniu a rzeczywistą przesyłką.

Wysyłka za pobraniem – kiedy sprzedawca otrzymuje pieniądze

Przy pobraniu sklep otrzymuje pieniądze dopiero po doręczeniu paczki i rozliczeniu ich przez przewoźnika. Oprócz ceny usługi trzeba więc sprawdzić termin przekazania kwoty sprzedawcy.

Jak podaje Sendit w „Jaki jest czas oczekiwania na zwrot pobrania (COD)?” terminy różnią się między przewoźnikami. Pocztex przekazuje środki średnio po 2–4 dniach roboczych, DPD po 5–7 dniach, InPost Kurier po 6–7 dniach, a w przypadku DHL podawany termin wynosi średnio 5–10 dni roboczych.

Przy jednej przesyłce różnica kilku dni może być mało odczuwalna. Przy kilkunastu zamówieniach za pobraniem część pieniędzy ze sprzedaży przez pewien czas pozostaje poza rachunkiem sklepu. A przecież wciąż trzeba kupić materiały, opakowania i przygotować kolejne zamówienia.

Jeden przewoźnik czy kilka firm kurierskich?

Stały przewoźnik upraszcza organizację wysyłki. Sprzedawca zna sposób przygotowania paczek, punkt nadania lub godziny przyjazdu kuriera. Nie wybiera też usługi od początku przy każdym zamówieniu.

Przy zróżnicowanych przesyłkach jedna firma może jednak oferować dobre warunki tylko dla części zamówień. Część klientów wybiera automaty paczkowe, część dostawę pod adres, a produkty mogą trafiać do kartonów o kilku różnych rozmiarach.

W takim przypadku można porównać koszt najczęstszych typów zamówień. Małe przesyłki mogą być tańsze w punkcie lub automacie, a większe wygodniej odebrać z pracowni przez kuriera. Razem z Sendit wybór można podejmować osobno dla każdej paczki bez podpisywania umowy z kilkoma przewoźnikami.

Jak przygotować mały sklep do regularnej wysyłki?

Dwa lub trzy stałe rozmiary kartonów wystarczą do obsługi większości zamówień w wielu małych sklepach. Zamiast za każdym razem szukać odpowiedniego opakowania, można dobrać je do najczęściej sprzedawanych produktów i łatwiej przewidywać koszt wysyłki.

Przy stanowisku do pakowania powinna znaleźć się waga. Paczkę najlepiej kontrolować po umieszczeniu produktu, zabezpieczeń i wszystkich dodatków. Pozwala to podać przy nadaniu rzeczywiste parametry.

Przy kilku przesyłkach tygodniowo wygodne może być zanoszenie ich do pobliskiego automatu lub punktu. Jeśli jednego dnia przygotowywanych jest kilka lub kilkanaście kartonów, można porównać koszt odbioru przez kuriera z czasem potrzebnym na przewiezienie paczek do punktu.

Stałe dni wysyłki porządkują pracę przy większej liczbie zamówień. Pracownia może na przykład kompletować je przez dwa lub trzy dni, a następnie jednorazowo przekazywać większą partię przesyłek kurierowi. Ułatwia to organizację, gdy właściciel sam zajmuje się produkcją, pakowaniem i obsługą klientów.

Jak sprawdzić, który sposób wysyłki się opłaca?

Na początek wystarczy przeanalizować przesyłki z jednego typowego miesiąca. Policz, ile było małych, średnich i dużych paczek, ile trafiło do automatów lub punktów, a ile pod adres klienta. Osobno uwzględnij przesyłki za pobraniem oraz paczki o nietypowych wymiarach.

Następnie te same przesyłki można wycenić według cennika detalicznego, w platformie oraz w ramach bezpośredniej umowy z przewoźnikiem, jeśli sklep otrzymał taką ofertę. Porównanie całego miesiąca daje znacznie więcej informacji niż zestawienie ceny jednej paczki.

Model wysyłki można zmieniać wraz ze sprzedażą. Przy niewielkiej lub sezonowej liczbie zamówień porównywarka pozwala płacić za faktycznie nadawane przesyłki i wybierać przewoźnika osobno dla każdej z nich. Gdy miesięczna liczba paczek staje się bardziej przewidywalna, można już porównać te koszty z ofertą stałej współpracy z przewoźnikiem.