Temat rozliczania kierowców z paliwa pojawia się w niemal każdej firmie transportowej i dostawczej, która ma flotę służbową. Chodzi o to, żeby zużycie paliwa przez danego kierowcę było weryfikowalne, a ewentualne nadużycia wykrywane sprawnie i bez eskalowania konfliktów. W praktyce wiele firm rozlicza kierowców z paliwa na podstawie norm i faktur, bez realnej kontroli – i ponosi z tego powodu wymierne straty.

Dlaczego samo zliczanie faktur nie wystarczy

Standardowy model: kierowca dostaje kartę paliwową, tankuje ile chce, firma dostaje zbiorcze zestawienie transakcji na koniec miesiąca. Problem polega na tym, że faktura potwierdza transakcję, ale nie mówi, co stało się z paliwem po tankowaniu. Czy trafiło do baku pojazdu? Czy do baku prywatnego samochodu? Czy kierowca spuścił paliwo po zmianie? Żadna faktura na to nie odpowie.

Do tego dochodzi kwestia norm zużycia. Jeśli norma dla danej trasy wynosi 30 litrów na 100 km, a kierowca jedzie agresywnie i spala 38 litrów – firma płaci za różnicę bez żadnego sygnału, że coś jest nie tak. Bez danych z precyzyjnej sondy paliwowej i systemu GPS ta różnica jest niewidzialna.

Co daje sonda paliwowa

Kontrola paliwa z sondą w baku to precyzyjna informacja o poziomie paliwa w czasie rzeczywistym. Sonda rejestruje każde tankowanie (ilość, czas, miejsce), każdy gwałtowny ubytek i każdą anomalię nieodpowiadającą normalnej eksploatacji. Dane zestawiane są z trasą GPS i normą zużycia dla danego pojazdu i relacji.

Dyspozytor widzi na bieżąco, czy zużycie danego pojazdu mieści się w normie. Jeśli nie – system generuje alert, który pozwala reagować natychmiast, a nie dopiero po tym, jak dane z faktur zostaną zweryfikowane na koniec miesiąca.

Dobre praktyki rozliczania kierowców z paliwa

Ustal normy zużycia dla konkretnych tras i pojazdów. Norma powinna uwzględniać typ pojazdu, rodzaj trasy (miejska, trasa, autostrada), sezon i typowy ładunek. Zbyt ogólna norma nie jest miarodajna.

Weryfikuj tankowań w czasie rzeczywistym. Dane z sondy paliwowej powinny być zestawiane z danymi z kart flotowych automatycznie, bez ręcznego przepisywania. Każda rozbieżność między ilością zatankowaną według karty a przyrostem paliwa w sondzie powinna być flagowana.

Rozmawiaj z kierowcami o danych. Samo zbieranie danych to za mało. Kierowcy powinni wiedzieć, że zużycie jest monitorowane, i regularnie dostawać informację o swoich wynikach. Firmy, które wdrożyły takie podejście, zanotowały zmniejszenie zużycia o kilka do kilkunastu procent – samo poinformowanie o systemie zmienia zachowania.

Oddziel kontrolę od karania. Celem rozliczania z paliwa nie jest łapanie kierowców na gorącym uczynku, lecz utrzymanie racjonalnego zużycia. Kierowca, który wie, że jedzie agresywnie i spala za dużo, powinien dostać informację zwrotną – nie od razu sankcję.

System TMS jako uzupełnienie kontroli paliwa

Sam monitoring paliwa daje dane o zużyciu, ale nie odpowiada na pytanie, dlaczego zużycie jest wyższe niż powinno. System TMS uzupełnia te dane o informacje o trasie: czy kierowca jechał optymalną trasą, czy nie stał za długo na biegu jałowym, czy nie oddalał się od wyznaczonej trasy w miejscach nieuzasadnionych zleceniem.

Połączenie kontroli paliwa z TMS i danymi o stylu jazdy pozwala odróżnić wyższe zużycie wynikające z trudnych warunków (oblodzenie, korek, ciężki ładunek) od wyższego zużycia wynikającego z nieefektywnej jazdy lub nadużycia.

telematyka samochodowa ATROM – zintegrowane podejście

Telematyka samochodowa ATROM czyli zintegrowane systemy, które łączą precyzyjną kontrolę paliwa, monitoring GPS, magistralę CAN i TMS w jednym ekosystemie. Wszystkie dane dostępne są w jednym interfejsie, co eliminuje konieczność porównywania danych z różnych systemów ręcznie. Urządzenia produkowane są w Polsce, montaż realizowany przez autoryzowane serwisy.

Podsumowanie

Skuteczne rozliczanie kierowców z paliwa wymaga trzech elementów: precyzyjnego pomiaru (sonda paliwowa), kontekstu (GPS, trasa, normy) i transparentnej komunikacji z kierowcami. Firma, która wdroży te trzy elementy razem, ogranicza straty paliwa wynikające z nadużyć i nieefektywnej jazdy – i ma dane, żeby to udowodnić.

Artykuł sponsorowany