Sektor finansowy należy do najbardziej wymagających pod względem zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi. Banki, firmy leasingowe, towarzystwa ubezpieczeniowe czy przedsiębiorstwa faktoringowe każdego dnia obsługują tysiące faktur, umów, wniosków i dokumentów regulacyjnych. Każdy z nich wymaga odpowiedniej ścieżki akceptacji, zgodności z obowiązującymi przepisami i pełnej historii zmian.

W takiej sytuacji tradycyjny ręczny obieg dokumentów często okazuje się niewystarczający i czasochłonny. Coraz większą rolę odgrywa system workflow, który pozwala zarządzać dokumentacją, automatyzować procesy biznesowe i integrować je z wykorzystywanymi już systemami ERP, Microsoft 365, KSeF lub innymi rozwiązaniami wykorzystywanymi w organizacji.

Czym jest system workflow i jak zastępuje ręczny obieg dokumentów? 

System workflow i elektroniczny obieg dokumentów to w praktyce dwa określenia tego samego rozwiązania. Oba zastępują chaotyczną wymianę plików i e-maili uporządkowanym procesem - określają ścieżki akceptacji, role uczestników i automatyzują kolejne działania, zapewniając pełną historię zmian, widoczny status dokumentu, automatyczne przypomnienia i obsługę zastępstw. Zaawansowane systemy tego typu umożliwiają elastyczne projektowanie i modyfikowanie procesów.

Przykładem takiego rozwiązania jest platforma BPM (Business Process Management) - AMODIT, która umożliwia samodzielne projektowanie i modyfikowanie procesów, bez programowania. Administrator może łatwo dostosowywać ścieżki akceptacji i reguły działania systemu do zmian organizacyjnych oraz nowych przepisów.

 

Dlaczego sektor finansowy potrzebuje systemu workflow?

Instytucje finansowe działają w otoczeniu licznych regulacji. Od wymogów KNF, przez DORA, po dyrektywę NIS2. Jednocześnie każdego dnia przetwarzają duże ilości faktur, umów, polis, raportów i innych dokumentów wymagających wieloetapowej akceptacji. 

System workflow zapewnia pełną historię zmian, automatyczną archiwizację i gotowość do audytu, co bezpośrednio wspiera spełnienie wymogów NIS2 w zakresie zarządzania ryzykiem i ciągłości działania procesów. Wspiera pracę rozproszoną, dzięki czemu wszyscy pracownicy realizują procesy według tych samych zasad, niezależnie od lokalizacji. 

Elektroniczny obieg dokumentów staje się w sektorze finansowym standardem operacyjnym, a nie tylko narzędziem usprawnienia pracy. Z takiego podejścia korzystają już od dawna instytucje finansowe działające w Polsce. 

Jakie procesy w branży finansowej można zautomatyzować?

AMODIT pozwala uporządkować wiele procesów, które w firmach finansowych wymagają akceptacji, kontroli, kompletnej historii działań i integracji z innymi systemami. Platforma wspiera m.in.: 

Obieg faktur kosztowych

Od rejestracji dokumentu, przez akceptację merytoryczną i finansową, po automatyczne przekazanie danych do systemu księgowego. Dzięki integracji z KSeF możliwe jest również pobieranie i wysyłanie faktur elektronicznych. 

Obieg umów

Cały cykl życia dokumentu - od przygotowania draftu, przez opiniowanie, akceptację właściwych osób, podpis kwalifikowanym podpisem elektronicznym, aż po archiwizację. 

Kontrola i rozliczenie budżetu

AMODIT pozwala weryfikować limity budżetowe już na etapie akceptacji dokumentu, kierować sprawę do odpowiednich osób i monitorować terminowość całego procesu. Po zarejestrowaniu faktur system może aktualizować wykorzystanie budżetu, dzięki czemu organizacja ma bieżący podgląd kosztów i dostępnych środków. 

Delegacje i zaliczki

Obsługę wniosków pracowniczych zgodnie z określoną ścieżką akceptacji oraz przekazywanie danych do systemów finansowo-księgowych.

Procesy HR

Elektroniczne teczki pracownicze, wnioski urlopowe i dokumentację kadrową wymagającą bezpiecznego przechowywania oraz kontroli dostępu. 

Obsługa sygnalistów

System wspiera realizację obowiązków, wynikających z przepisów dotyczących ochrony sygnalistów obowiązujących od 2024 roku.

e-Doręczenia

AMODIT umożliwia obsługę elektronicznej korespondencji z administracją publiczną, przygotowując organizację na obowiązkowe korzystanie z e-Doręczeń.

Integracja z istniejącymi systemami

AMODIT nie zastępuje systemów, z których organizacja już korzysta. Uzupełnia je o warstwę workflow, która porządkuje obieg dokumentów, decyzji i danych między działami.

System integruje się m.in. z ERP, Microsoft 365, SharePoint, Active Directory oraz KSeF. Dzięki dwukierunkowej wymianie danych zatwierdzone dokumenty mogą automatycznie trafiać do księgowości, a informacje z ERP są dostępne bezpośrednio na etapie realizacji procesu - bez ręcznego przepisywania, kopiowania danych i pracy na rozproszonych plikach.

W praktyce oznacza to większą kontrolę nad przepływem informacji, mniej błędów i szybszą obsługę dokumentów finansowych. Dane mogą być wykorzystywane również w raportach, co ułatwia bieżące monitorowanie statusów, kosztów, terminów i obciążeń w procesie.

Integracja z systemami zewnętrznymi odbywa się m.in. przez REST API, co umożliwia bezpieczną wymianę danych między AMODIT a innymi rozwiązaniami wykorzystywanymi w organizacji. Z kolei integracja z Active Directory pozwala użytkownikom logować się firmowym kontem oraz automatycznie zarządzać dostępami zgodnie ze strukturą organizacyjną i nadanymi uprawnieniami. 

AI OCR odczytuje dane z faktur i dokumentów papierowych, eliminując ręczne wprowadzanie danych, natomiast KSeF Connector obsługuje pobieranie i wysyłkę e-faktur. 

 

Co firma zyskuje przez wdrożenie systemu workflow?

Wdrożenie systemu workflow pozwala przejść od ręcznej obsługi dokumentów do uporządkowanego zarządzania procesami. Firma finansowa zyskuje nie tylko szybszy obieg faktur, umów czy wniosków, lecz także większą przewidywalność pracy, lepszą kontrolę nad terminami i mniejsze ryzyko operacyjne.

AMODIT pokazuje, na jakim etapie znajduje się dokument, kto powinien wykonać kolejną czynność i gdzie powstają opóźnienia. Automatyczne przypomnienia, eskalacje i zastępstwa ograniczają przestoje, a pracownicy nie muszą ręcznie pilnować akceptacji ani szukać aktualnej wersji dokumentu w mailach.

Automatyzacja przyspiesza przekazywanie informacji do księgowości, ogranicza błędy i ułatwia kontrolę kosztów. Każdy dokument jest archiwizowany wraz z kompletną ścieżką decyzyjną, co ułatwia audyty, kontrole i wewnętrzne procedury zgodności. 

System pomaga również lepiej chronić dane. Moduł danych wrażliwych pozwala ukrywać wybrane informacje przed osobami bez odpowiednich uprawnień, nawet jeśli uczestniczą w tym samym procesie. Bezpieczeństwo rozwiązania potwierdza certyfikat ISO/IEC 27001:2022, a infrastruktura Microsoft Azure spełnia wymagania organizacji, które potrzebują wysokiego poziomu dostępności, kontroli i ochrony informacji.

 

System workflow dla nowoczesnego zarządzania

Firmy finansowe potrzebują dziś czegoś więcej niż narzędzia do przekazywania dokumentów, potrzebują warstwy operacyjnej, która łączy procesy, systemy i ludzi w jednym środowisku. System AMODIT porządkuje te procesy i łączy elektroniczny obieg dokumentów, automatyzację zadań, integracje z ERP i KSeF, kontrolę uprawnień oraz pełną historię działań, pozwalając firmie finansowej działać sprawniej, bezpieczniej i z większą kontrolą nad codziennymi procesami.