Pracujesz w księgowości i zastanawiasz się, jak przygotować się na obowiązkowe e-fakturowanie? A może prowadzisz biuro rachunkowe i chcesz zapewnić swoim klientom profesjonalną obsługę w nowym systemie? Od 2026 roku większość przedsiębiorców będzie musiała wystawiać faktury przez Krajowy System e-Faktur. Sprawdź, jak działa platforma oraz gdzie zdobyć wiedzę potrzebną do sprawnej pracy z KSeF. Czytaj dalej!

Dlaczego warto przygotować się już teraz?

Choć obowiązek korzystania z KSeF zacznie obowiązywać za kilka miesięcy, system funkcjonuje już od 2022 roku w formule dobrowolnej. Według danych z marca 2025 roku ponad 5 tysięcy firm wystawiło łącznie około 2 miliony faktur elektronicznych. To wyraźny sygnał, że przedsiębiorcy stopniowo przechodzą na nowy standard fakturowania.

Praca z KSeF wymaga nie tylko znajomości przepisów podatkowych, ale też biegłości w obsłudze narzędzi cyfrowych. Coraz większe znaczenie zyskują umiejętności łączenia wiedzy prawnej z praktyką – od obsługi systemów fakturowania po organizację procesów księgowych.

Im wcześniej zdobędziesz wiedzę i oswoisz się z platformą, tym pewniej poradzisz sobie w momencie, gdy KSeF stanie się obowiązkowy. Dobre przygotowanie już dziś to inwestycja w bezpieczeństwo, spokój i efektywność jutra.

Wystawianie faktur w KSeF

Jak wystawić fakturę w KSeF? Proces wystawiania dokumentu rozpoczyna się po zalogowaniu do środowiska produkcyjnego Krajowego Systemu e-Faktur prowadzonego przez Ministerstwo Finansów. Użytkownik ma do dyspozycji dwa rozwiązania:

  • oficjalną Aplikację Podatnika KSeF;
  • lub zewnętrzne programy księgowe zintegrowane z systemem przez interfejs API.

Logowanie do KSeF możliwe jest przy użyciu profilu zaufanego, e-dowodu lub certyfikatu kwalifikowanego. Po zalogowaniu się należy wybrać w menu głównym opcję wystawienia faktury, a następnie uruchomić kreator dokumentu.

Część danych identyfikacyjnych sprzedawcy system uzupełnia automatycznie na podstawie logowania, jednak zawsze warto sprawdzić ich poprawność. Dane nabywcy należy wprowadzić ręcznie – system nie pobiera ich automatycznie, dlatego konieczne jest wpisanie NIP, nazwy, adresu oraz kraju kontrahenta. Dla większej przejrzystości i komfortu rozliczeń można również dodać informacje fakultatywne, takie jak adres e-mail czy numer rachunku bankowego.

Kompleksowa wiedza to podstawa sprawnej pracy

Sama znajomość technicznej obsługi systemu to za mało. Specjaliści ds. księgowości muszą rozumieć zasady bezpieczeństwa danych, wiedzieć, jak reagować w sytuacjach awaryjnych i potrafić pracować z dokumentami w różnych trybach. Bez solidnego przygotowania merytorycznego łatwo o błędy w fakturach, opóźnienia w rozliczeniach czy problemy z obsługą klientów.

Dlatego warto zadbać o profesjonalne przygotowanie, które obejmuje wszystkie aspekty pracy z systemem KSeF. Szkolenie online organizowane przez Krajową Izbę Księgowych wprowadza uczestników w temat cyfrowej transformacji w fakturowaniu i szczegółowo omawia zasady działania Krajowego Systemu e-Faktur. Uczestnicy poznają również obsługę faktur z załącznikami, PEF oraz zagadnienia związane z odpowiedzialnością podatkową przy dokumentacji elektronicznej.

Dofinansowanie

Krajowa Izba Księgowych znajduje się w rejestrze instytucji szkoleniowych Urzędu Pracy, dzięki czemu osoby bezrobotne mogą ubiegać się o dofinansowanie kosztów kursu.

Kursy są aktualizowane na bieżąco w zakresie wszelkich zmian i nowelizacji w przepisach wprowadzanych w związku z Polskim Ładem. Dzięki temu uczestnicy uczą się zgodnie z najnowszymi standardami obowiązującymi w branży finansowej.

Rozwijając swoje kompetencje już teraz, zyskujesz wiedzę oraz pewność, że jesteś gotowy na zmiany, jakie niesie cyfryzacja finansów. To dobry moment, by zrobić krok naprzód i świadomie kształtować swoją przyszłość w księgowości.

Aktualne informacje o szkoleniu i zapisach znajdziesz na kik.edu.pl.

Artykuł sponsorowany