Naliczanie wynagrodzeń tylko pozornie jest prostą sprawą. W praktyce pojawia się wiele zmiennych, a dodatkowo wystąpić mogą pomyłki, które wiążą się z poważnymi konsekwencjami. Poznaj 5 najczęściej popełnianych błędów podczas naliczania wynagrodzenia i dowiedz się, jak ich uniknąć.

1. Błędy w obliczeniach

Naliczanie wynagrodzenia pracownikowi wiąże się z wykonaniem szeregu obliczeń. Niestety, to właśnie podczas wykonywania działań łatwo o błędy – szczególnie gdy pracownik nie ma stałej stawki godzinowej. Skutki są poważne: pracownik może otrzymać zaniżone lub zawyżone wynagrodzenie. Skorygowanie pomyłki wiąże się z kolei ze stresem i koniecznością sporządzenia dodatkowych dokumentów. Podobnie jest z nieprawidłowym zaokrągleniem kwot – wystarczy zapomnieć o zasadach wskazanych w przepisach.

Rozwiązanie problemu: Dedykowane oprogramowanie, które automatycznie wykonuje obliczenia po wprowadzeniu danych. Dzięki temu pracownik odpowiedzialny za naliczanie wynagrodzenia musi się jedynie upewnić, że wprowadził poprawne dane – pozostałą część pracy wykona program. Tak działa system 360 Kadry i Płace – działający w połączeniu z oprogramowaniem do księgowości: 

https://www.360kadryiplace.pl/program-kadrowo-placowy/

2. Braki w dokumentacji pracowniczej

Błędy w naliczaniu wynagrodzeń mogą być spowodowane również brakami w dokumentacji pracowniczej lub rozproszeniem informacji. W dziale kadr powinny znajdować się nie tylko dane osobowe i numer rachunku bankowego pracownika, ale także informacje o:

  • doświadczeniu zawodowym pracownika – moment zatrudnienia pracownika jest istotny choćby ze względu na ewentualny dodatek stażowy;
  • szkoleniach, na które pracownik został skierowany;
  • badaniach, które pracownik ma obowiązek regularnie przechodzić;
  • udzielonych urlopach i nieobecnościach – są one istotne w kontekście naliczania wynagrodzenia, które przysługuje pracownikowi.

Rozwiązanie problemu: Aby podczas naliczania wynagrodzenia wyeliminować błędy, które wynikają z braków w dokumentacji pracowniczej, warto zdecydować się na dedykowane oprogramowanie. Wówczas wszystkie kluczowe informacje zostaną zgromadzone w jednym miejscu, a pracownik działu kadr i prac zauważy konieczność wypłacenia dodatku stażowego.

3. Nieuwzględnienie nadgodzin lub przyznanych premii i dodatków

W niektórych firmach (np. produkcyjnych) pracownicy muszą być przygotowani na okresy wzmożonej pracy – dobrym przykładem jest czas przed różnymi świętami, gdy wzrasta zapotrzebowanie na artykuły spożywcze. Wówczas pojawia się kwestia nadgodzin lub dodatków motywacyjnych, które mają zachęcić pracowników do osiągnięcia założonych wyników. Niestety, bywa, że pracownik odpowiedzialny za naliczanie wynagrodzeń otrzymuje informacje o nadgodzinach czy przyznanych dodatkach, ale zapomina je uwzględnić. W konsekwencji wypłacona pensja jest za niska.

Rozwiązanie problemu: program 360 Kadry i Płace umożliwia zdefiniowanie własnych składników płacowych. Po otrzymaniu informacji np. o nadgodzinach pracownik działu kadr może wprowadzić ją do systemu i w ten sposób uniknąć pominięcia jej w obliczeniach. W konsekwencji pracownicy nie stracą zaufania do pracodawcy – otrzymują pensję zgodną z ustaleniami.

4. Brak obsługi potrąceń

Zwłaszcza w dużych firmach pracownicy mogą skorzystać z produktów ubezpieczeniowych na preferencyjnych warunkach. Zdarza się też, że pracownik – po uzyskaniu zgody przełożonego – otrzymuje zaliczkę. To powoduje, że pracownicy działu kadr muszą nie tylko wyliczyć wynagrodzenia należne pracownikom, ale również uwzględnić potrącenia. Jeżeli dojdzie do błędu, to mimo że pensja zostanie wyliczona prawidłowo, pracownik otrzyma zaniżoną lub zawyżoną kwotę na rachunek bankowy.

Rozwiązanie problemu: Ponownie sprawdza się automatyzacja. Program 360 Kadry i Płace jest wyposażony w funkcję „Obsługa potrąceń”, dzięki czemu pracownik działu kadr nie zapomni o dokonaniu potrącenia komorniczego czy z tytułu korzystania z pracownika z dodatkowego (dobrowolnego) ubezpieczenia zdrowotnego.

5. Nieuwzględnienie zmian w prawie

Prawo pracy nieustannie się zmienia. Wiele z wprowadzanych zmian ma bezpośredni wpływ na wysokość wynagrodzenia pracownika. Przykładowo tylko w 2025 roku:

  • wzrosło minimalne wynagrodzenie i stawka godzinowa – ta zmiana miała z kolei wpływ na inne składniki związane z wynagrodzeniem (dobrym przykładem jest zasiłek chorobowy);
  • pracodawcy mogą korzystać z wyższych pożyczek przewidzianych na stworzenie miejsc pracy dla osób z niepełnosprawnościami – pracownik z niepełnosprawnością korzysta ze szczególnej ochrony, gdy mowa o czasie pracy.

Zignorowanie zmian w prawie prowadzi do tego, że wynagrodzenie zostaje wyliczone nieprawidłowo. Jednak wcale nie oznacza to, że pracownik odpowiedzialny za naliczanie pensji musi nieustannie śledzić doniesienia prasowe.

Rozwiązanie problemu: Dedykowane oprogramowanie, którego dostawca dba o aktualizacje. Program 360 Kadry i Płace jest aktualizowany na bieżąco, a użytkownik nie płaci za te zmiany. W ten sposób problem błędów popełnianych podczas wyliczania wynagrodzenia z powodu opierania się o zniesione przepisy zostaje wyeliminowany – dział kadr nalicza wynagrodzenia zgodnie z aktualnym stanem prawnym.

Artykuł sponsorowany