Czasem większe koszty mogą prowadzić do… oszczędności — tak jest w przypadku przedsiębiorstw, które korzystają z dobrodziejstwa „wrzucania w koszty” firmowych wydatków. Czym są koszty uzyskania przychodu i co można do nich zaliczyć? Jak je wykazać przed Urzędem Skarbowym? O tym w dzisiejszym tekście.

Koszty podatkowe w świetle prawa

Prawo podatkowe definiuje koszty podatkowe w dosyć ogólny sposób. Są to koszty służące uzyskaniu przychodu z prowadzonej działalności gospodarczej, zabezpieczeniu lub zachowaniu źródła przychodu. W przepisach nie znajdziemy za to spisu konkretnych wydatków, które „łapią się” pod tę definicję — co wśród przedsiębiorców zawsze budzi wątpliwości. Spróbujemy je rozwiać w dalszej części artykułu. 

Ordynacja podatkowa stawia za to jasno sprawę tego, kto może skorzystać z odliczenia kosztów. Dotyczy to wyłącznie przedsiębiorców, którzy rozliczają się z fiskusem według zasad ogólnych lub stawki liniowej — czyli na podstawie dochodów. 

Ryczałtowcy, dla których podstawą opodatkowania są przychody firmy, muszą więc o „wrzucaniu w koszty” firmowych wydatków zapomnieć (choć w zamian mogą skorzystać z niższych stawek).

Warto także pamiętać, że wykazanie i odliczenie kosztów uzyskania przychodu jest zadaniem po stronie przedsiębiorcy, a nie Urzędu Skarbowego. Aby wydatek został zakwalifikowany jako koszt podatkowy, niezbędne jest jego udokumentowanie w formie faktury, rachunku, dokumentu celnego, umowy lub, w niektórych przypadkach, dokumentacji wewnętrznej (sporządzonej przez samego przedsiębiorcę).

Które wydatki można wrzucić w koszty firmowe?

Prosta odpowiedź na to pytanie… nie istnieje — ponieważ każdy przypadek jest rozpatrywany przez Urząd Skarbowy indywidualnie. Zakres kosztów firmowych zależy głównie od profilu prowadzonej działalności — możemy jednak wyróżnić kilka grup wydatków, z którymi odliczeniem większość małych firm nie powinna mieć żadnego problemu.

Chodzi tu między innymi o:

  • koszty najmu, czynszu i mediów;
  • wydatki na zakup wyposażenia biurowego;
  • koszty remontów;
  • większość wydatków związanych z transportem;
  • rachunki za internet i telefon;
  • koszt zakupu i utrzymania urządzeń elektronicznych — wraz z oprogramowaniem; o tym, co dokładnie można ująć w kosztach przeczytasz na https://podatkiprogramisty.pl/sprzet-elektryczny-i-elektroniczny-w-kosztach-programisty-21-przykladow/;
  • wydatki reklamowe;
  • koszty kursów i szkoleń — związanych bezpośrednio z profilem działalności;
  • wydatki na realizację usług prawnych i księgowych;
  • koszty finansowe (np. prowizje bankowe i od sprzedaży, odsetki kredytowe).

To tylko najważniejsze wydatki — więcej konkretnych przykładów znajdziesz na https://podatkiprogramisty.pl/73-pomysly-na-koszty-firmowe-dla-programisty/.

Czego nie można wrzucić w koszty działalności?

O ile w przepisach podatkowych nie znajdziemy katalogu wydatków uznawanych za koszty uzyskania przychodów — tak już art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje konkretnie, których wydatków nie rozliczymy. Są to m.in.:

  • koszty reprezentacji (budujące wizerunek firmy w środowisku biznesowym — nie dotyczy to działań reklamowych);
  • wydatki na spłatę rat i kredytów (z wyjątkiem odsetek);
  • kary pieniężne oraz grzywny;
  • wydatki na ulepszenie środków trwałych — powyżej 10 tys. złotych;
  • składki na ubezpieczenia społeczne oraz fundusze celowe.

Za koszty działalności nie uznaje się także wydatków, które mają charakter osobisty — nawet jeśli ich wpływ na działalność jest teoretycznie oczywisty. Dobrym przykładem będą tu… okulary — o czym więcej przeczytasz na https://podatkiprogramisty.pl/okulary-koszty-firmy/.

Artykuł sponsorowany