Obsługę kadrowo-płacową uznaje się za jeden z najistotniejszych filarów każdego przedsiębiorstwa. Obsługa w tym zakresie jest nad wyraz czasochłonna, a także wymaga dogłębnej wiedzy z zakresu obowiązujących norm, przez co nierzadko zatrudnienie specjalisty w tym zakresie uchodzi za kosztowne i czasochłonne. W odpowiedzi na potrzeby wielu przedsiębiorców, specjalistyczne firmy oferują zewnętrzne usługi kadrowo-płacowe, zwane outsourcingiem. Oznacza to, że firma prowadzi wszelkie prace w obszarze kadr i płac na rzecz danego przedsiębiorstwa, z którym przyjdzie jej współpracować. Z zewnętrznych usług może skorzystać każdy – większość firm outsourcingowych wspiera zarówno mikro, małe oraz średnie firmy, a także duże biznesy. Coraz więcej osób zwraca uwagę na korzyści, jakie niesie dobrze wykonywany outsourcing kadrowo-płacowy. Postanowiliśmy przyjrzeć się temu zjawisku bliżej, odpowiadając na najważniejsze pytania: jaki korzyści dla firmy daje outsourcing i czy jest on bezpieczny?

Profesjonalne usługi kadrowo-płacowe – dlaczego warto?

Outsourcing kadrowo-płacowy oznacza prowadzenie oraz regularne uzupełnianie dokumentacji kadrowej i akt osobowych pracowników, przygotowanie wypowiedzeń, aneksów czy umów o pracę, a także umów cywilnoprawnych czy wystawianie świadectw pracy. Profesjonalne biuro rachunkowe ewidencjonuje również czas pracy, urlopów oraz nieobecności pracowników; może kontrolować terminy szkoleń BHP i badań lekarskich. W zależności od biura kadrowo-płacowego, wymienione usługi mogą się od siebie różnić. Warto wiedzieć, że w większości przypadków outsourcing kadrowo-płacowy dotyczy także reprezentowania klienta przez księgowych w przypadku kontroli Urzędu Skarbowego, Państwowej Inspekcji Pracy bądź Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Główną zaletą outsourcingu kadrowo-płacowego jest fakt, że każdy przedsiębiorca zlecający obowiązki zewnętrznej firmie może w pełni poświęcić czas na rozwijanie swojej działalności oraz podbijanie rynku. Outsourcing umożliwia całkowite zrezygnowanie z utrzymania odrębnego działu księgowości, co oznacza sporą oszczędność dla samego przedsiębiorstwa. Właściciel zyskuje natomiast fachowe wsparcie, mając pewność że biuro działa zgodnie z przepisami prawa oraz realizuje swoje zadania w sposób etyczny zawodowo. W Polsce istnieje wiele firm, które zajmują się outsourcingiem kadrowo-płacowym. Jedną z nich jest KR Group, zajmujący się zwłaszcza sektorami takimi jak energetyka odnawialna, handel detaliczny, nieruchomości komercyjne czy szeroko pojętą branżą IT. Zaleca się wybierać firmy, które specjalizują się w zakresie obsługi kadrowo-płacowej branży, w jakiej aktualnie się działa; dzięki temu współpraca będzie przebiegała w oparciu o zrozumienie i pełen profesjonalizm.

Czy można ufać zewnętrznym firmom outsourcingowym?

W maju 2018 roku, w życie weszło RODO – rozporządzenie ogólne w sprawie ochrony danych osobowych wymusiło szereg zmian dotyczących między innymi pozyskiwania, przetwarzania i ochrony danych osobowych kandydatów, jak i pracowników. Firma świadcząca obsługę kadrowo-płacową powinna zapewniać archiwizację oraz digitalizację dokumentów z uwzględnieniem wszystkich możliwych form zachowania bezpieczeństwa po to, by zminimalizować ryzyko związane z kontrolą, wyciekiem czy utratą danych osobowych pracowników. Outsourcing kadrowo-płacowy, wykonywany przez renomowaną firmę, otwiera przedsiębiorców na zupełnie nowe możliwości. W związku z koniecznością przestrzegania przez dane biuro zasad związanych z odpowiednim przechowywaniem danych, inwestycja w tego rodzaju usługę jest bezpieczna dla każdego przedsiębiorcy. Wybór obsługi kadrowo-płacowej ma znaczenie, dlatego też trzeba podchodzić do niego odpowiedzialnie; zapoznać się z historią działalności danej firmy, jej doświadczeniem, a także referencjami od klientów. Właśnie to pozwoli uniknąć niepotrzebnych rozczarowań w przyszłości.

Artykuł sponsorowany