Prowadzenie firmy wiąże się między innymi z koniecznością przechowywania i utylizacji dokumentacji. Kwestie te regulowane są przepisami prawa, dlatego nie można ich lekceważyć. Często jednak przedsiębiorcy nie posiadają odpowiednich kwalifikacji, ani przeszkolonego w zakresie prowadzenia archiwum personelu, dlatego decydują się na zamówienie usług związanych z archiwizacją i utylizacją akt. To duże ułatwienie, które pozwala usprawnić działanie firmy.

W jaki sposób powinna przebiegać archiwizacja dokumentów?

Warto zainteresować się ofertą www.ekoakta.pl Profesjonalna archiwizacja dokumentów składa się z kilku etapów. Na początku konieczne jest prawidłowe zakwalifikowanie akt do kategorii A lub B. Następnie są one opracowywane poprzez przyporządkowanie do określonej grupy rzeczowej. Uporządkowanie dokumentacji polega na jej umieszczeniu w segregatorach, pudłach lub teczkach. Muszą one zostać dokładnie oznaczone, co pozwala na szybkie odszukanie dokumentów, jeśli zajdzie taka konieczność. Ważnym elementem archiwizacji jest również wyznaczenie dokumentów, które można już zniszczyć, ponieważ ich okreś przechowywania minął. Archiwizacja danych dotyczy fizycznych kopii, ale warto również postawić na digitalizację przechowywanych informacji. Dzięki temu ich przeszukiwanie stanie się możliwe z dowolnego miejsca na świecie. To bardzo wygodne rozwiązanie, które pozwala na znaczne przyspieszenie przebiegających w firmie procesów. Na samym końcu archiwiści mają za zadanie przekazać klientowi wszystkie niezbędne informacje dotyczące korzystania z uporządkowanych akt. Także przechowywanie dokumentów poza siedzibą firmy jest możliwe. Pozwala na zaoszczędzenie miejsca w biurze, a ponadto stanowi gwarancję, że nikt niepowołany nie będzie miał dostępu do informacji. Jeśli zainteresowała Cię profesjonalna archiwizacja dokumentów - www.ekoakta.pl jest idealnym miejscem, aby zamówić taką usługę

Dlaczego postawić na profesjonalne niszczenie akt?

Profesjonalne niszczenie dokumentów ma wiele zalet. Przede wszystkim akta utylizowane są w bezpieczny sposób zgodnie z normą DIN 66399. Na każdym etapie informacje są chronione. Zanim dokumentacja zostanie przewieziona do niszczarni, do siedziby firmy dostarczamy bezpieczne pojemniki. Ich transport odbywa się zaś specjalnym samochodem  śledzonym sygnałem GPS. Wszyscy zatrudnieni w naszej firmie specjaliści posiadają zaświadczenie o niekaralności i zobowiązani są do zachowania tajemnicy służbowej. Niszczenie dokumentów w formie papierowej nie jest jednak jedyną realizowaną przez nas usługą. Możliwe jest również zamówienie utylizacji elektronicznych nośników danych, takich jak dyski hdd, płyty CD i DVD. Warto mieć także świadomość, że utylizacja dokumentów może odbyć się na terenie firmy dzięki specjalnej mobilnej instalacji niszczącej. Aby omówić szczegóły realizacji takiej usługi wystarczy skontaktować się z konsultantem. Wejdź na www.ekoakta.pl - niszczenie dokumentów nigdy jeszcze nie było tak proste!