Biuro powinno być wizytówką firmy. Powinno być funkcjonalne i wygodne jednocześnie. Po pierwsze dlatego, że źle zaaranżowana przestrzeń ma zły wpływ na wydajność pracy. Natomiast po drugie: to także miejsce, do którego powinniśmy móc bez żenady zaprosić klientów. Warto więc poświęcić trzy miesiące na remont. Sprawdź, jak zorganizować sprawną modernizację.

Komunikacja wewnątrz firmy

Po pierwsze: poinformuj o remoncie wszystkich swoich pracowników. Wyznacz osobę, która będzie dalej odpowiedzialna za stałe informowanie zespołu o postępach prac. To konieczne dlatego, żeby nie dopuścić do powstania tzw. drugiego obiegu informacji. Czyli niepotrzebnych plotek i domysłów. Remont i zbliżające się zmiany mogą być stresujące dla zespołu, stąd najlepiej informować ich o wszystkim. Dobrą praktyką jest zapoznanie ich z projektem wyremontowanego biura, a postępy prac pokazywać na przykład na krótkich filmach wideo. To świetne zadanie dla biura projektów lub specjalistów ds. promocji.

Remontuj z pomysłem

Projekt remontu oraz jego harmonogram powinien być przygotowany na długo przed rozpoczęciem prac budowlanych. Po to, by mieć więcej czasu na dopracowywanie szczegółów i załatwianie niezbędnych formalności. Pamiętaj, że jeśli planujesz duży remont, to niezbędna będzie zgoda urzędu gminy. Jeśli Twoje biuro mieści się w na przykład w zabytkowej kamienicy, to możesz potrzebować dodatkowej opinii gminnego lub wojewódzkiego konserwatora zabytków.

Z wyborem wykonawcy remontu także nie powinno się czekać na ostatnią chwilę. Im wcześniej rozpoczniesz poszukiwania, tym masz większe szanse na znalezienie solidnej ekipy. Wyrobraź sobie bowiem to rozczarowanie, kiedy po remoncie biuro wygląda... jeszcze gorzej. Strata czasu i pieniędzy.

Przygotowując projekt pamiętaj o zasadach flexible workplace, czyliu elastycznego miejsca pracy. Zrezygnuj z kabli sieciowych na rzecz wifi, projektuj otwarte przestrzenie do pracy biurowej, aniżeli ciasne boksy.

Biuro tymczasowe i przeprowadzki

Na czas trwania prac remontowych pracownicy powinni mieć zapewnieni biuro tymczasowe. Jeśli to duża przestrzeń, to osoba odpowiedzialna za komunikację w firmie powinna przedstawić pracownikom plan budynku. Po to, by każdy mógł sprawnie trafić tam, gdziep potrzebuje.

Remont najlepiej jest przeprowadzać w wakacje, w okresie urlopowym. Wtedy to część, może nawet spora, ekipy jest na urlopach. W ten sposób można ograniczyć zamieszanie, a nawet wynająć mniejsze biuro. Warto pamiętać, że harmonogram przeprowadzek powinien być szczegółowo rozpisany, a za transport rzeczy i sprzętu powinna odpowiadać specjalistyczna firma. W ten sposób mamy gwarancję, że nic nie zginie ani nie zostanie uszkodzone.

Zobacz oferty wynajmu biur na officemap.pl