Biuro rachunkowe czy własna księgowa? To pytanie, na które trzeba sobie odpowiedzieć, prowadząc firmę. O ile w najmniejszych firmach zatrudnienie księgowej zwykle odpada ze względów finansowych, to już przedsiębiorcy mający nieco więcej pieniędzy mogą potraktować outsourcing usług księgowych jedynie jako opcję.

Cena to nie wszystko, ale wszystko ma swoją cenę

Łatwo ulec złudzeniu, że wewnętrzne prowadzenie księgowości jest tańsze, bo przecież jego koszt sprowadza się do wypłacenia – niższego lub wyższego – uposażenia dla księgowych. To prawda, ale tylko w części, ponieważ opracowanie i wdrożenie systemu księgowego, całego obiegu dokumentów wraz z archiwizacją, nie wspominając nawet o konieczności zaangażowania biura rachunkowego do realizacji pojedynczych projektów, generuje dodatkowe koszty. Tymczasem nowoczesne biura rachunkowe po prostu publikują gotowy cennik – usługi księgowe można dzięki temu łatwo wycenić, a przy okazji dopasować wielkość pakietu do skali działalności gospodarczej.

Jak rozkłada się odpowiedzialność?

Jeśli księgowi zatrudnieni w firmie popełnią błąd, to oczywiście można w różny sposób starać się zmniejszyć jego konsekwencje, natomiast odpowiedzialność podatkowa i tak koniec końców będzie odczuwalna w organizacji. Biuro księgowe, jak mówią eksperci JB Solutions, musi mieć wykupione ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Jeśli więc – a są to pojedyncze przypadki – księgowi popełnią błąd, konsekwencje finansowe pokryje polisa. Outsourcing księgowości, zwłaszcza w przypadku nieco bardziej zaawansowanych projektów, jest w stanie w ten sposób zdeklasować samodzielne prowadzenie księgowości.

Ile obowiązków można zrealizować?

Decydując się na skorzystanie z usług biura rachunkowego, nikt w firmie nie będzie zawracał sobie głowy tym, ilu księgowych faktycznie jest zaangażowanych do realizacji zadań. Jeśli w umowie poza bieżącą księgowością jest też przygotowanie dokumentacji do Urzędu Skarbowego czy reprezentacja i doradztwo podatkowe, to wszystko to będzie zrealizowane jednocześnie. Tymczasem prowadząc księgowość w całości w firmie, samo prowadzenie ksiąg rachunkowych zajmie już tyle czasu, że nie starczy go na research w sprawie optymalizacji finansowej. Można się oczywiście postarać o zaangażowanie kolejnych księgowych, ale wtedy koszt będzie dużo wyższy niż w przypadku biura rachunkowego.

Każda branża ma swoją specyfikę

W teorii przepisy dotyczące księgowości i podatków są takie same dla wszystkich firm. W praktyce… też, ale każda firma musi wnikać w nie na różną głębokość i w różnych kierunkach. Przy współpracy z biurem rachunkowym nie trzeba sobie zaprzątać tym głowy, natomiast angażując księgowych, trzeba zwrócić uwagę na to, czy mają oni wiedzę potrzebną w składzie budowlanym, gabinecie dentystycznym, firmie instalatorskiej czy handlu internetowym, bo te nisze będą się bardzo między sobą różniły. To też oznacza, że za doświadczenie niektórych księgowych trzeba będzie zapłacić znacznie więcej, kiedy w biurze rachunkowym stawka jest zwykle ustalona na sztywno. Można więc oczywiście obsłużyć księgowość wewnątrz, ale będą się z tym wiązały konkretne trudności.

Księgowość to dopiero początek

Gdyby problemy ograniczały się do okresowej wysyłki deklaracji podatkowych i rozliczania faktur, sprawa w wielu firmach byłaby jasna. Tymczasem niektórzy przedsiębiorcy wybierają biuro rachunkowe z zupełnie innych przyczyn. Widać to choćby w strukturze organizacyjnej, w której często figuruje na przykład dział kadrowo-płacowy. To już sugeruje, że księgowi są jednocześnie kadrowymi. Tak naprawdę ich obowiązki często wymagają też konsultacji prawnych i to by oznaczało albo nieprzewidywalność kosztów, albo wysokie koszty związane z zatrudnieniem specjalistów w każdej z tych branż. Dobre biura rachunkowe wypełniają tę niszę, często świadcząc także powiązane usługi, takie jak doradztwo podatkowe lub biznesowe czy też usługi prawne.

Czy te argumenty oznaczają, że zatrudnianie księgowego nigdy nie ma sensu? Absolutnie nie. Natomiast dowodzą jasno, że przynajmniej w niektórych sytuacjach to biuro rachunkowe będzie dawało zdecydowanie lepsze perspektywy.