Koncerty muzyczne, jak inne imprezy masowe, czy to plenerowe czy organizowane w obiektach zamkniętych to projekty bardzo złożone i wielopłaszczyznowe.

Sam projekt eventu może mieć różne źródła. Jeżeli organizujemy plenerowy festyn z okazji 135 - lecia nadania praw miejskich miastu powiatowemu, to punktem wyjścia będzie samo wydarzenie i to pod nie będzie dobierać artystów, miejsce, sposoby promocji. Zupełnie inne podejście będziemy mieli organizując trasę koncertową gwiazdy dużego formatu. Tutaj z góry wiemy kto zagra, pytanie gdzie, i jakiego typu będą to imprezy.

Booking artystów

Jeżeli organizujemy festiwal lub festyn i zależy nam na udziale konkretnych artystów musimy skontaktować się managementem danych gwiazd, aby ustalić dostępność danego artysty oraz warunki współpracy, czyli głównie wynagrodzenie dla artysty oraz ewentualne inne, specjalne wymagania, a gwiazdy potrafią być kapryśne i to nie tylko te największe.

Scena, zabezpieczenie medyczne, ochrona…

Jeżeli udało nam się pozyskać na nasz event gwiazdy, to jest to dopiero sam czubek góry lodowej zadań którym musimy sprostać. Jeżeli mamy już zakontraktowanych artystów, mniej więcej ustalony line-up, znamy wymagania poszczególnych zespołów czy solistów odnośnie sceny, oświetlenia i zaplecza, to możemy zająć się organizacją strony technicznej wydarzenia. Ze spraw technicznych o które musimy zadbać, to przede wszystkim wynajęcie sceny, nagłośnienia oraz oświetlenia wraz z wykwalifikowaną obsługą, od firm świadczących takie usługi. Chyba, że mamy to szczęście, że dysponujemy własnymi zasobami tego typu, na przykład w ramach instytucji kultury czy jednostek samorządu terytorialnego.

Oprócz samej sceny i sprzętu który znajdzie się na scenie musimy zadbać o wynajem ogrodzenia, zaplecza gastronomicznego, czy przenośnych toalet, jeżeli organizujemy event na świeżym powietrzu. Oprócz sprzętu musimy zadbać też o służby, które zapewnią na naszym wydarzenia bezpieczeństwo, czyli profesjonalną firmę ochroniarską oraz ratowników medycznych, o ile skala festiwalu tego wymaga. Musimy zatroszczyć się również o bezpieczeństwo sanitarne i przeciwpożarowe. Lista jest naprawdę długa.

Promocja koncertów

Kiedy uda nam się sprostać większości wyzwań organizacyjnych możemy zająć się promocją naszego eventu. W przypadku lokalnej imprezy typu dni miasta czy gminy, sprawę mamy ułatwioną. Wydarzenie zostanie wypromowane przez urząd miasta i dom kultury. Do tego wzmianki w lokalnej gazecie, radio czy TV i frekwencję mamy murowaną, zwłaszcza jeżeli to impreza cykliczna. Jeżeli organizujemy ogólnopolską trasę koncertową, musimy wziąć pod uwagę znacznie więcej czynników. Zainteresowanie poszczególnymi koncertami może być bardzo różne, w zależności od ich terminów, lokalizacji czy organizacji innych eventów w zbliżonych terminach, o zbliżonym profilu. Na pewno działania reklamowe w takim wypadku będą musiały przewidywać znacznie szersze spektrum kanałów. Na pewno musimy być obecni online, prowadzić kampanie w social media oraz w wyszukiwarkach. Nieoceniona będzie też współpraca ze strony samych artystów, impakt ich działań w sieciach społecznościowych może być ogromny. Do tego warto zadbać o patronaty medialne, w prasie, radiu i telewizji. Przyda się też pewnie kampania billboardowa czy plakatowa w interesujących nas lokalizacjach.

Organizacja koncertów

I na koniec, po tej bardzo długiej wyliczance, ostatnie wyzwanie. Wszystkie wcześniejsze działania muszą się zmieścić w ramach założonego budżetu, a w przypadku imprez komercyjnych, organizacja koncertu czy trasy koncertowej musi zakończyć się zyskiem. Jak widzicie branża eventowa to nie jest miejsce dla każdego.