Czy umowa zlecenia jest tańszą formą zatrudnienia niż umowa o pracę?

Niejednokrotnie decyzja zatrudnienia osób na podstawie umowy zlecenia związana jest z szukaniem oszczędności w firmie. Należy pamiętać, że umowa zlecenie nie jest zamiennikiem umowy o pracę i trzeba szczególnie zwrócić uwagę na jej prawidłowe zawarcie. W artykule przyjrzymy się czy umowa zlecenia jest rzeczywiście tańsza niż umowa o pracę.

Wykonywanie czynności na podstawie umowy zlecenia często nie jest jedynym tytułem do ubezpieczeń naszego zleceniobiorcy. Przykładowo może on mieć zawarte inne umowy zlecenia lub umowę o pracę. Może również prowadzić działalność gospodarczą lub być studentem albo rencistą. Jeśli tak jest, to występuje wówczas, tzw. zbieg tytułów do ubezpieczeń społecznych, co bezpośrednio przekłada się na opłacalność naszej umowy.

Aby ustalić ewentualne inne tytuły do ubezpieczeń warto uzyskać od naszego zleceniobiorcy oświadczenie. W oświadczeniu, oprócz podstawowych danych osobowych i adresowych, powinny znaleźć się zapytania dotyczące tego czy:

1) umowa zlecenie to jedyny tytuł do ubezpieczeń - jeśli tak, to wówczas zleceniobiorca podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym, czyli emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu, a jedynie dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu. Podlega również ubezpieczeniu zdrowotnemu. Wówczas wynagrodzenie brutto 1.600 zł, to dla zleceniobiorcy do wypłaty 1.164,38 zł, a dla zleceniodawcy koszt i wydatek w wysokości 1.931,84 zł (przy założeniu 20% kosztów uzyskania przychodów i podleganiu do ubezpieczenia chorobowego).

2) zleceniobiorca jest osobą uczącą się i jaki ma wiek, ponieważ uczniowie i studenci do ukończenia 26. roku życia nie podlegają ubezpieczeniom społecznym. Dla udokumentowania tego faktu warto poprosić o kserokopię legitymacji szkolnej lub studenckiej, a w umowie zlecenia podać jej numer i nazwę uczelni. Wówczas wynagrodzenie, np. od kwoty brutto 1.600 zł, po uwzględnieniu 20% kosztów uzyskania przychodów i potrąceniu tylko 18% zaliczki na podatek dochodowy będzie wynosiło netto 1.370 zł (koszt przedsiębiorcy-zleceniodawcy to 1.600 zł).

3) jest zatrudniony u innego pracodawcy z tytułu umowy o pracę i czy osiąga co najmniej wynagrodzenie minimalne, które w 2013 r. wynosi 1600 zł brutto. Zwłaszcza przy dłuższych umowach zlecenie z takimi osobami warto zadbać o dodatkowe udokumentowanie tego faktu, np. kserokopie ZUS RMUA lub inne dokumenty, które potwierdzałby, że w każdym miesiącu osiągał wynagrodzenie nie niższe niż wynagrodzenie minimalne. Jeśli tak jest, to z umowy zlecenia podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, a to oznacza, że od wynagrodzenia brutto, np. 1.600 zł wynagrodzenie do wypłaty będzie wynosiło 1.350 zł (koszt zleceniodawcy to 1.600 zł).

4) zleceniobiorca jest emerytem/rencistą, a umowa zlecenie jest jedynym tytułem do ubezpieczeń, to będzie podlegał z tytułu tej umowy obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu. Jedynie składka chorobowa będzie tutaj dobrowolna. Wówczas przy wynagrodzeniu brutto, np. 1600 zł, wynagrodzenie do wypłaty będzie wynosiło 1.164,38 zł (koszt zleceniodawcy to 1.931,84 zł).

5) prowadzi działalność gospodarczą, od której odprowadza składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, to należałoby sięgnąć dalej do wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, który można samodzielnie sprawdzić na stronie internetowej www.ceidg.gov.pl, w zakładce Znajdź przedsiębiorcę i sprawdzić czy zakres umowy zlecenia:

a) pokrywa się z prowadzoną działalnością gospodarczą - wówczas nie będą potrącane składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a przychód z tej umowy powiększy przychody z działalności gospodarczej. Jeśli przedsiębiorca jest VAT-owcem, to nasz wydatek z takiej umowy będzie powiększony o podatek VAT.

b) nie pokrywa się z prowadzoną działalnością gospodarczą, to należy sprawdzić wysokość wynagrodzenia na umowie zlecenie:

- jeżeli wynagrodzenie z umowy zlecenia jest niższe niż najniższa podstawa do ubezpieczeń społecznych przedsiębiorcy (w 2013 r.: preferencyjna 480 zł, podstawowa 2.227,80 zł), to z umowy zlecenie będzie podlegał tylko składce na ubezpieczenie zdrowotne, a do ubezpieczeń społecznych dobrowolnie, np. przy wynagrodzeniu brutto 1.600 zł, osiągnąłby wynagrodzenie netto 1.370 zł (koszt przedsiębiorcy-zleceniodawcy to 1.600 zł).

- jeżeli wynagrodzenie z umowy zlecenia jest równe lub wyższe niż najniższa podstawy do ubezpieczeń społecznych dla tej osoby prowadzącej działalność gospodarczą, to będzie obowiązkowo podlegał do ubezpieczeń społecznych z tytułu, który powstał wcześniej. Z drugiego tytułu będzie podlegał dobrowolnie. Może również zmienić tytuł do ubezpieczeń.

6) wykonuje kilka umów zlecenie - to należałoby uzyskać jak najwięcej informacji na temat tych umów, np. ile jest tych umów, kiedy zostały zawarte i można poprosić o kopie ZUS RMUA, ponieważ jeśli nasz zleceniobiorca, który spełnia warunki podlegania obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i ma zawartą jedną lub kilka umów zlecenie z innymi podmiotami, to obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowemu i wypadkowemu z tego tytułu, który powstał najwcześniej. Z pozostałych umów i na swój wniosek może podlegać do ubezpieczeń dobrowolnie. Jedynie ubezpieczenie zdrowotne jest obowiązkowe z każdej z umów.

Należy podkreślić, że zasada ta dotyczy tylko takiej sytuacji, w której zleceniobiorca wykonuje czynności na podstawie różnych umów zlecenia dla innych podmiotów lub kolejnych umów zlecenia w ramach jednego podmiotu dotyczących odmiennych czynności.

7) zleceniobiorca jest naszym pracownikiem, to podlega obowiązkowo wszystkim ubezpieczeniom, tak jak z umowy o pracę. Jedynie przy zawarciu umowy zlecenia z pracownikiem przebywającym na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym, może on dobrowolnie przystąpić do ubezpieczenia chorobowego.

W ramach przypomnienia: umowa o pracę z wynagrodzeniem w wysokości 1.600 zł, to dla pracownika wynagrodzenie do wypłaty 1.181,38 zł, a dla pracodawcy koszt i wydatek w wysokości 1.951,84 zł (przy założeniu kosztów uzyskania przychodów 111,25 zł i potrącanie miesięcznie kwoty wolnej).

Podsumowując należy stwierdzić, że mniejsze koszty przy umowach zlecenia mogą pojawić się tylko w przypadku gdy nasz zleceniobiorca ma już inne tytuły do ubezpieczenia społecznego np. ma zawarte inne umowy zlecenia lub jest uczniem/ studentem, albo ma zawartą umowę o pracę u innego pracodawcy z wynagrodzeniem minimalnym lub wyższym.

Marta Czajowska-Wawak

Kancelaria Księgowo-Podatkowa "MERITUM" S.C.