Od 1 kwietnia 2026 roku znaczna część przedsiębiorców w Polsce będzie zobligowana do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Chodzi głównie o podatników VAT, a w tym firmy z sektora JDG i MŚP. To znaczy, że dotychczasowy sposób wystawiania faktur odejdzie w zapomnienie na rzecz systemu ustrukturyzowanych dokumentów. Dlaczego dobry program do fakturowania to spore ułatwienie w kwestii przesyłania faktur do KSeF? Skorzystaj z praktycznych wskazówek i wybierz oprogramowanie dla swojego przedsiębiorstwa.

Jakie cechy powinien mieć dobry program do wystawiania faktur?

Na rynku jest wiele rozwiązań, które możesz wziąć pod uwagę, natomiast tylko nieliczne będą nadawać się do praktycznego wykorzystania w Twojej działalności. Zanim zdecydujesz się na konkretny program do fakturowania, postaraj się ustalić swoje potrzeby, preferencje oraz budżet do przeznaczenia na wdrożenie nowego oprogramowania.

Oprócz powyższych możesz sprawdzić:

  • dostępne funkcje oprogramowania, które ułatwią Ci codzienne fakturowanie, np. automatyzacja pobierania danych kontrahentów, szybkie wysyłanie faktur do KSeF, a także zdalny dostęp dla osoby odpowiedzialnej za księgowość;
  • sposób integracji programu z aktualnym systemem wykorzystywanym w przedsiębiorstwie;
  • koszty zakupu programu do wystawiania faktur.

Warto też zweryfikować możliwość testowania programu do fakturowania. W przypadku takiego oprogramowania jak Symfonia eBiuro dla firm możesz skorzystać z 45-dni dostępu bez żadnych opłat. W tym czasie przetestujesz funkcje programu, wystawisz faktury VAT dla swojego przedsiębiorstwa, faktury korygujące, a dodatkowo poznasz pełen zakres funkcjonalności programu.

Jak połączyć program do faktur z KSeF? Krok po kroku

Gdy masz dostęp do funkcjonalnego oprogramowania do wystawiania faktur, możesz wygodnie dostosować go do aktualnych wymogów, np. poprzez integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Żeby to zrobić:

  1. Zaloguj się do Symfonia eBiuro i przejdź do sekcji Usługi albo Dane i ustawienia -> KSeF, a następnie wybierz opcję Połącz z KSeF. W oknie połączenia wskaż metodę uwierzytelnienia: Token lub Certyfikat uwierzytelniający.

  2. Jeśli wybierasz Token, zaloguj się do systemu KSeF Ministerstwa Finansów, wygeneruj token w zakładce Tokeny i wklej go w oknie integracji. Jeśli korzystasz z certyfikatu, wgraj pliki .key i .crt, nadaj nazwę certyfikatowi oraz podaj hasło do klucza prywatnego.

  3. Kliknij Integruj z KSeF, a następnie odśwież status połączenia. Gdy pojawi się komunikat „Aktywne połączenie z KSeF”, możesz wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane bezpośrednio w programie.

Po zakończeniu procesu łączenia programu do faktur z KSeF wszystkie dokumenty handlowe są przekazywane do bazy Ministerstwa Finansów, a faktury będą gromadzone przez kolejne 10 lat w środowisku chmurowym.

Faktury w kilka sekund z wysyłką do KSeF – z programem Symfonia eBiuro to możliwe!

Twój nowy program do faktur z KSeF może być funkcjonalny, wygodny w codziennym użyciu oraz w pełni zintegrowany z aktualnym Krajowym Systemem e-Faktur. Oprogramowanie automatyzuje dane kontrahenta, obliczenia podatków i samą wysyłkę dokumentu do KSeF. Jako przedsiębiorca skupiasz się na sprzedaży i rozwoju działalności, a nie formalnościach związanych z wystawianiem faktur sprzedażowych.

Symfonia eBiuro upraszcza cały proces – od wpisania NIP-u, przez szybkie wystawienie dokumentu, aż po automatyczne przekazanie faktury do KSeF i archiwizację w chmurze. System pilnuje zgodności z aktualnymi przepisami, obsługuje różne typy faktur, przypomina o płatnościach i umożliwia pracę także z telefonu.

Dodatkowo możesz wykorzystywać funkcję automatycznego pobierania zamówień ze sklepu e-commerce i na tej podstawie wystawiać faktury cykliczne, a także udostępniać je osobie odpowiedzialnej za rozliczenia księgowego.

Dlaczego warto mieć funkcjonalny program do fakturowania zintegrowany z KSeF?

To konieczne, bo integracja oprogramowania pozwoli na dostosowanie przedsiębiorstwa pod aktualne wymogi związane z wystawianiem i odbieraniem faktur ustrukturyzowanych. Gdy zdecydujesz się na program do fakturowania Symfonia eBiuro, zyskujesz inteligentną sprzedaż, bo nie przepisujesz ręcznie swoich zamówień w biznesie e-commerce, a przy okazji nie martwisz się o zgodność działań z przepisami. System chroni Cię przed błędami, zapewnia bezpieczeństwo, a także obsługuje obowiązkowe kody GTU wraz z mechanizmem podzielonej płatności MPP.

Źródła:

  1. https://ksef.podatki.gov.pl/krok-po-kroku-jdg-i-msp/
  2. https://ksef.pl/ksef-dla-kogo

Artykuł sponsorowany