Ogromna część pracy firm i instytucji odbywa się za pośrednictwem poczty e-mail. To tam zapadają decyzje, przesyłane są umowy i faktury, a nawet dane osobowe. Mimo to e-maile i inna komunikacja elektroniczna nie jest często traktowana jak formalna dokumentacja. Tymczasem ich archiwizacja to nie tylko kwestia ułatwienia codziennej pracy, ale też obowiązek wynikający z przepisów RODO. Jeśli chcesz wiedzieć, jak prawidłowo archiwizować e-maile i korespondencję elektroniczną, koniecznie przeczytaj ten artykuł.

Archiwizacja elektroniczna i co ją wyróżnia

Zacznijmy od tego, czemu e-maile i komunikacja elektroniczna muszą być w ogóle archiwizowane. Każda skrzynka e-mail ma przecież odpowiednio dużo miejsca. Jednak to nie pojemność jest tutaj kluczowa. Wiadomości elektroniczne zawierają często dane osobowe, decyzje biznesowe, ważne ustalenia z klientami, faktury, aneksy do umów, jak i same umowy.

Archiwizacja tej części firmowych danych pozwala nie tylko chronić informacje przed ich utratą lub nieuprawnionym dostępem. Jest to przydatne także do szybkiego odnajdywania niezbędnych dokumentów, a także do zapewnienia odpowiedniej ochrony danych.

Dzięki wdrożeniu elektronicznego archiwum pracownicy zyskują do niego dostęp niezależnie od miejsca i czasu. Przechowywanie dokumentów firmowych staje się dzięki temu znacznie prostsze. Pomyśl tylko, jak bardzo może to podnieść efektywność i konkurencyjność Twojej firmy bądź instytucji.

Archiwizacja komunikacji elektronicznej i jak ją prawidłowo przeprowadzić?

Prawidłowa archiwizacja e-maili i korespondencji elektronicznej, powinna być przede wszystkim przeprowadzona zgodnie z wymogami RODO. Kluczowe jest przechowywanie danych w bezpiecznym, zaszyfrowanym środowisku, do którego dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione.

Co może się stać, gdy tego zabraknie? Miejsce na skrzynce e-mail nie gwarantuje pełnego bezpieczeństwa. Dane, które trafią w niepowołane ręce, mogą zostać wykorzystane do różnego rodzaju wykroczeń prawnych, za które odpowiadać będzie Twoja firma.

Ważnym elementem archiwizacji jest stworzenie odpowiedniej polityki tego procesu: określenie typów danych elektronicznych, które muszą zostać zarchiwizowane, wydzielenie z korespondencji istotnych załączników, takich jak faktury i umowy, które muszą być przechowywane przez ściśle określony czas, a także wyznaczenie zespołu do zarządzania archiwum.

Pojawia się zatem pytanie — czy trzeba to wszystko robić samodzielnie? Oczywiście nie trzeba. Jest to proces bardzo wymagający, również pod kątem posiadania specjalistycznego oprogramowania i kadry, która nieustannie powinna być szkolona. Archiwizacja dokumentów w firmie, przeprowadzona przez zewnętrznego usługodawcę, to bezpieczne i oszczędzające wiele zasobów rozwiązanie. Szacuje się, że oszczędność ta mieści się nawet na poziomie 30%.

Jeśli zależy Ci na odpowiednim uporządkowaniu e-maili Twojej firmy, koniecznie rozważ tę opcję. Ataki hakerskie i wyciek danych elektronicznych, to codzienność współczesnych podmiotów. Twoja firma może znacznie ograniczyć takie niebezpieczeństwo, a przy okazji stworzyć bardzo prężnie działający obieg danych.

Artykuł sponsorowany